"Das Archiv bewahrt das Gedächtnis der Universität an ihre Vergangenheit, und zwar die Entwicklung als Ganzes wie die der einzelnen Einrichtungen mitsamt der dort lehrenden Wissenschaftler. Neben der Basis für die wissenschaftliche Forschung schafft das Archiv damit einen Baustein zu einer "Corporate Identity" der Kölner Universität. Im Universitätsarchiv werden jene Unterlagen (Akten, Urkunden, Karteien, Pläne, Karten etc.) aufbewahrt, die nicht mehr im Geschäftsgang der akademischen Behörden und Einrichtungen der Universität zu Köln benötigt werden. Sie dienen nach der Übergabe an das Archiv der Rechtssicherung, dem Nachweis des Verwaltungshandelns sowie als historische Quellen. Das Universitätsarchiv dient damit gleichermaßen der Verwaltung wie der Forschung."